Quelles sont les étapes lors d’un déménagement de bureau?

Le déménagement de bureaux est une expérience passionnante et transformatrice. Il démontre que votre entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité, est prête à changer et à se développer. Toutefois, avant que ces changements et cette croissance ne puissent avoir lieu, vous devez d’abord planifier votre déménagement, puis le réaliser.

Il ne faut pas oublier qu’il existe des différences importantes entre le déménagement dans un nouveau bureau et le déménagement de bureaux dans un espace existant. Par exemple, vous avez peut-être déjà des équipements et des meubles. À moins de tout jeter ou de tout donner, vous devrez faire des ajustements pour tout faire entrer dans le nouvel espace.

Consultez ces meilleures pratiques pour déménager dans un nouveau bureau afin de rendre les choses un peu plus faciles et transparentes.

Planifiez tôt et soigneusement

C’est l’aspect le plus crucial du déménagement de bureaux. Une fois que vous avez trouvé un lieu approprié pour votre déménagement, l’étape suivante consiste à planifier le déménagement. Prévoyez trois mois pour cette étape, qui comporte plusieurs volets.

Tout d’abord, vous devez planifier l’aménagement général de l’espace. Des détails importants tels que le nombre et l’emplacement des prises électriques, des fenêtres et des espaces de rangement doivent également être pris en compte. Vous devez aussi savoir si vous prévoyez un aménagement de bureaux professionnels ou si vous le faites vous-même. N’oubliez pas de planifier à l’avance ce qui doit être emballé et, surtout, d’établir un budget!

Trouvez une entreprise d’aménagement

Trouver non seulement une entreprise d’aménagement, mais aussi une équipe de nettoyage commercial est une partie importante de la phase de planification. Vérifiez les services offerts par les entreprises. Certaines offrent un service complet, ce qui signifie qu’elles feront tout pour vous. Vérifiez leur expérience et la qualité de leur travail, surtout s’ils manipulent des équipements sensibles.

Entre-temps, assurez-vous d’engager une entreprise de nettoyage réputée. Voulez-vous emménager dans votre nouveau bureau avec de la poussière et des saletés?

Les équipes de nettoyage gardent l’endroit propre et bien rangé; elles peuvent également s’occuper de vos déchets et du recyclage, en veillant à ce qu’ils soient éliminés correctement. Déterminez si la société de nettoyage propose aussi des services de nettoyage en profondeur pour garantir la sécurité de vos employés.

Organisez et étiquetez tout

Même si vous faites appel à une entreprise d’aménagement à service complet, vous devez rester maître de l’emballage. Assurez-vous que tout est correctement inventorié et étiqueté; cela facilitera grandement le processus d’installation. Triez ou regroupez vos fournitures et vos équipements avant de les emballer. Ainsi, lorsque vous emménagez, vous pourrez facilement tout trouver et tout installer.

Laissez suffisamment de temps à vos employés pour organiser leurs bureaux. Donnez à chacun d’entre eux une boîte et du ruban adhésif d’emballage, puis demandez-leur d’étiqueter correctement leurs affaires.

Établissez un programme clair pour eux afin qu’ils ne se précipitent pas pour mettre de l’ordre dans leurs affaires. La plupart des gens n’auront pas besoin de plus de deux heures pour emballer leurs affaires, mais il est toujours bon de planifier à l’avance pour éviter les bousculades de dernière minute.

Désignez une équipe ou un coordinateur de déménagement

Envisagez de désigner une équipe ou un coordinateur pour assurer une transition en douceur entre votre ancien bureau et le nouveau. Ils seront chargés de s’assurer que tout le monde et tout est prêt pour le grand déménagement.

En outre, l’équipe de déménagement ou le coordinateur sera le point de contact pour toute personne ayant des questions sur le calendrier ou d’autres détails. Dans les grands bureaux, il est bon de désigner un ou deux coordinateurs pour chaque service.

Informez toutes les parties prenantes

Le déménagement d’un bureau implique un changement d’adresse. Veillez à prévenir toutes les personnes qui doivent être informées, comme les syndicats, les clients et partenaires, et les sociétés de services publics. Faites-le à l’avance, puis une nouvelle fois lorsque que vous avez emménagé et que vous vous êtes installé.

Il est également judicieux de commander à l’avance des cartes de visite et d’autres articles portant votre nouvelle adresse, comme du papier à lettres. Ainsi, une fois que vous aurez déménagé, vous pourrez vous mettre au travail.

Le déménagement de bureaux est une tâche laborieuse. En revanche, si vous y mettez du vôtre, la transition entre l’ancien et le nouveau site se fera en douceur. Gardez ces suggestions à l’esprit et vous n’aurez aucun mal à garder les choses en ordre.