Planifier un voyage d'affaires à l'étranger

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Collaboration spéciale d'Omar Serhane, conseiller à l'exportation chez Carrefour Québec International

chronique export

Lorsque vous développez des marchés à l'échelle internationale, vous serez appelé à voyager à l'étranger de façon régulière. Tel que vous le faites quand vous partez en vacances, les voyages d'affaires requièrent une planification, cela vous évitera des oublis et de possibles contraintes qui pourraient faire monter votre niveau de stress. Voici quelques suggestions.

Au moins 8 semaines avant la date de départ, faites une vérification du plus essentiel : consultez la durée de validité de votre passeport requise par le pays de destination; informez-vous sur l'éventuelle demande de VISA; surveillez les avertissements et les questions de sécurité; faites-vous vacciner si la destination l'exige, et munissez-vous d’une assurance-maladie de voyage complémentaire.

Ensuite, préparez vos outils de travail, comme l'explique Omar Serhane conseiller à l'exportation chez Carrefour Québec International. « Une des démarches à faire avant un voyage d'affaires est de faire traduire dans la langue du pays à visiter les cartes professionnelles, et, le cas échéant, les documents promotionnels. » Et il ajoute, « Afin d'éviter de petites incompréhensions qui pourraient gâcher une belle occasion d'affaires, je suggère fortement l'embauche d'un interprète, si l'on ne maîtrise pas la langue du pays. »

Une autre question qui cause souvent des malentendus ce sont les différents us et coutumes ainsi que le protocole d'affaires ou les techniques de négociation qui changent d'un pays à l'autre. « Il faut se renseigner à l'avance. Par exemple, dans certains pays on ne peut pas se passer de la remise de cadeaux d'affaires; alors, il ne faut pas attendre à la dernière minute pour les acheter et les faire emballer. Dans certaines cultures, un cadeau mal emballé est signe de négligence et d'impolitesse », affirme M. Serhane.

Puis, de deux à quatre semaines avant votre départ, vérifiez la validité de votre carte de crédit et informez-vous sur les jours fériés du pays de destination pour les tenir en compte lors de la programmation de vos rendez-vous. Vérifiez qu'il n'y ait pas de changement d'horaire pour le vol et organisez les transports de l'aéroport à l'hôtel (les hôtels offrent souvent ce service).

Deux semaines avant le départ, vérifiez les prévisions météorologiques et mettez dans vos valises les vêtements appropriés pour les événements et activités prévus lors de votre voyage. Quand vos rencontres seront confirmées, préparez une liste avec votre itinéraire et laissez une copie à quelqu'un de votre bureau. Puis, 2 ou 3 jours avant, créez des réponses automatiques pour votre courriel et boîte vocale et précisez les personnes à contacter en cas d'urgence.

Même à l'arrivée il y aura de petites consignes à suivre, comme prendre quelques cartes avec les coordonnées de l'hôtel et les garder sur vous, surtout si vous ne parlez pas la langue du pays. Finalement, n'oubliez pas d'informer votre bureau et les contacts à rencontrer du numéro de votre chambre et, s'il y a lieu, le numéro de téléphone local pour vous rejoindre. En suivant ces simples conseils, vous pourrez vous concentrer sur vos affaires l'esprit tranquille.

 

Après une relâche estivale, notre chronique sera au début du mois de septembre.

 

Bon été!

 

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